Cada vez son más las ocasiones en que la secretaria ha de llevar a cabo tareas específicas de un ámbito concreto de la empresa. Nos referimos así a la necesidad de tener conocimientos específicos sobre un área empresarial.

No son pocas las secretarias que desarrollan sus actividades dentro de departamentos concretos de la empresa, convirtiéndose así en verdaderas profesionales en cuestiones de finanzas, comunicación, recursos humanos, marketing, desarrollo de proyectos, comerciales, jurídicos, etc. Estas nuevas líneas en la dirección del trabajo hacen necesaria una formación y unos conocimientos específicos.

Por este motivo, queremos dedicar un espacio al Departamento de Marketing por ser una de las vías más directas de contacto con el cliente.

La secretaria que desarrolla sus tareas en un Departamento de Marketing ya conoce qué aspectos hay que tener en cuenta en una promoción. De todas maneras, ahí van una serie de consejos que te pueden ayudar si estas haciendo "tus primeros pinitos" en un departamento de estas caracerísticas:

En primer lugar definamos qué es una promoción:

La realización de actividades dirigidas a hacer descubrir un producto, servicio o una organización a los clientes potenciales, incitándoles a que hagan uso de los mismos.

¿Cómo lo hacemos? Mostrándoles las ventajas de nuestro servicio o producto durante un tiempo determinado.

Existen varios tipos de promociones. Dependiendo del objetivo a alcanzar, podemos hablar de:

Un modelo genérico Recoge la amplitud de un sector, un área geográfica o de un conjunto de intereses, por ejemplo Construmat, una feria del sector de la construcción.

Un modelo puntual Recoge una actividad concreta en un espacio de tiempo muy determinado, por ejemplo "semana Lancome", promociones en época de Navidad, o en festividades concretas que compensan la compra con algún obsequio.

Un modelo del lugar a través del producto Recoge la acción realizada en un lugar concreto, a través de la notoriedad de actividades, tanto de productos, marcas, cultura, ocio, etc. Por ejemplo, en la semana del libro serían todas aquellas actividades que se desarrollan a su alrededor, tales como tertulias, charlas gratuitas, seminarios gratuitos de corta duración, etc.

La mayoría de directivos se ven obligados a desplazarse por diferentes motivos laborales: negociaciones, congresos, entrevistas de interés para la empresa, etc.

Además de todas las funciones y cualidades que debe tener presente una secretaria, también tiene la responsabilidad de organizar los viajes de su jefe sin olvidarse de un solo detalle, y es por ello que siempre debe actuar con prudencia y cuidado. Prescindiento de la importante colaboración que significa trabajar con una agencia de viajes, es la secretaria la que lleva a cabo todos los trámites inherentes a la organización responsabilizándose del éxito (o el fracaso) de la misma.

Ello significa que todos los detalles, hasta los que parecen más insignificantes, deben estar sometidos a un estricto control a fin de evitar que surjan imprevistos durante el transcurso del viaje. Recuerda que la existencia de factores internos o externos a la empresa pueden generar ciertas complicaciones. Una secretaria verdaderamente ejecutiva y polivalente debe anticiparse a cualquiera de ellas en la medida de lo posible, minimizando sus riesgos.

Para organizar de una manera eficaz un viaje de negocios has de tener en cuenta una serie de aspectos que son imprescindibles y para realizar la planificación del mismo se debe tener en cuenta diferentes aspectos: tanto profesionales - documentación, citas con clientes, entrecistas - como los relativos a la preparación de su desplazamiento - reservas, alojamiento y actividades sociales -. Todos estos aspectos deben estar perfectamente cubiertos y planificados llevando una lista de los temas a tener en cuenta para luego contar con la aprbación del jefe y ultimar los detalles pendientes.

ORGANIZA EL PROGRAMA DEL VIAJE

• Horarios (salida, llegada, duración del viaje, estancia, retraso, etc.)
• Transporte para viajar
• Localización
• Citas
• Reservas
• Personas o empresas con las que hay que contactar (incluyendo el número de teléfono).

COMPRUEBA ANTES DE LA SALIDA

• Una copia de su itinerario.
• Una copia de la dirección y número de teléfono de las empresas, personas, hoteles, etc. que visitará. Una lista detallada de todos los documentos que lleva.

CONFIRMA QUE SABES:

• Cómo quiere que se haga el trabajo en su ausencia.
• En qué circunstancias estaría interesado en que contactaras con él.
• Cualquier contacto preacordado, horas y números.

CONTROLA QUE SE LLEVA:

• Información del vuelo y lista de horarios.
• Transporte hasta el aeropuerto o estación.
• El billete.

CONSEJO AMIC : Lo mejor es planificar el viaje con tiempo suficiente, pero en caso de que tu jefe haga viajes imprevistos esta pequeña lista de cosas a no olvidar puede sacarte de muchos apuros. Puedes hacerte una plantilla para utilicar tantas veces como quieras, u de ese modo tendrás también un recordatorio de cada viaje, con las visitas que tu jefe realizó, los contactos, las cosas pendientes, etc.